檔案建設(shè)的思考
發(fā)布者：cj_yuping 發(fā)布時間：2010-07-01 11:03:50 點擊數(shù):
進入4月中旬，校長布置了關(guān)于迎接“十一五”期間教師進修學校評估的相關(guān)事宜。至此，我們辦公室在林書記的帶領(lǐng)下，全面投入到學校的檔案整理中，整整四十二天的時間，包括雙休日在內(nèi)幾乎沒有休息，為了學校在評估中順利達標，部室成員團結(jié)協(xié)作，積極做好各項籌備工作。幾多耕耘幾多收獲，市院領(lǐng)導在檢查完我校各項軟、硬件建設(shè)和檔案管理工作后，給予了較高的評價�；仡欉@四十多天迎檢的日子，雖然累但也覺得充實，從中也引發(fā)了一些思考。
一、 教師要有檔案管理的意識
好多人認為整理檔案是件繁瑣的事情，甚至把它說成是額外的負擔，其實不然，明朝皇帝朱棣在執(zhí)政時曾責令解縉帶領(lǐng)一班人馬編寫了《永樂大典》，此書匯集了上至先秦下至明初各種書籍七八千種，共計一萬一千零九十五冊，二萬二千八百七十七卷，三億七千萬字，那時沒有電腦打印，所有的文字全靠用手抄寫，現(xiàn)在猜想，當時肯定會有人私下里議論朱棣，說他頭腦發(fā)熱做些不著邊際的工作。要知道編書在那個時代所消耗的人力、物力、財力的數(shù)目是相當可觀的，非繁榮時期是不會編書的。編書不同于寫書，其過程和整理檔案極為相似�！队罉反蟮洹房芍^是中國歷史文化的瑰寶，為后人了解歷史提供了詳實記錄，功不可沒。以此作比較，可以看出檔案整理的重要性，但實際上我們的好多老師并不這樣認為，消極、抵觸占據(jù)著他們的心理，導致在整理過程中出現(xiàn)延時、應(yīng)付的現(xiàn)象，影響了整個學校的檔案建設(shè)。之所以這樣，歸根結(jié)底就是意識的問題，許多工作我們都做了，差就差在過程中沒有及時梳理、歸檔，導致后期整理檔案時丟三落四、搞得自己手忙腳亂。
二、 檔案建設(shè)是個積累的過程
檔案建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，且也不應(yīng)該是這樣做的，它是個不斷收集、積累的過程。因此，要求我們在工作中始終樹立檔案意識，寫的材料、開展的培訓活動，都要及時的分類、歸檔。這樣會使自己的工作更有序，還會為以后的工作在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上提供借鑒。整理檔案不應(yīng)整齊劃一，可以采用集中與分散相結(jié)合的方式，以學校檔案建設(shè)為例，可以參照檔案管理辦法和評估標準，根據(jù)部室與個人工作性質(zhì)的不同，做到分工明確，追求細致但不能強調(diào)統(tǒng)一，細化到指出每部分如何具體操作，就會無形中給教師開展工作以固定的模式，只要能將自己所做的工作，有思考、有計劃、有過程、有結(jié)果、有小結(jié)，及時歸檔就好。
三、多渠道促進檔案管理現(xiàn)代化
新時期對檔案工作提出了更高的要求，創(chuàng)新是檔案建設(shè)發(fā)展的必然要求。為適應(yīng)新形勢下的需要，必須要有新思維、新方法。因此，在檔案管理上我們應(yīng)該敢于創(chuàng)新，有效利用計算機網(wǎng)絡(luò)促使檔案管理現(xiàn)現(xiàn)代化。如建立學校、部室、個人三級“電子檔案”，在規(guī)定的時間內(nèi)個人交到部室、部室交到學校，相互配合。學校集中各部室歸檔的電子文件，利用校園網(wǎng)提供資源（影像、書籍目錄等），在全校范圍內(nèi)達到共享；建立校園網(wǎng)下的檔案室網(wǎng)頁，給每位教師權(quán)限，像維護學科欄目一樣，按照要求及時上傳材料，檔案員負責統(tǒng)一歸檔。
四、文本材料擇其主要舍棄次要
材料的歸檔，并不是越多越好，而是要看有沒有保存的價值。最好是將電子與文本相結(jié)合，上級部門規(guī)定的文件與制度，學校建設(shè)的特色與策略，研訓活動的安排與內(nèi)容，可以打印出來分門別類的整理。研訓教師個人工作檔案，沒有必要一一打印，可按照時間或是活動內(nèi)容不同，以電子形式歸檔，這樣既節(jié)省了資源又體現(xiàn)了辦公的現(xiàn)代化。
總之，檔案管理是門學問，探其根本才能領(lǐng)悟其中的意義所在。作為檔案管理員應(yīng)少一些形式化的東西，要勇于探索力爭做到檔案管理工作規(guī)范化、科學化。
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